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企业档案管理制度通用范本
发布于:2014/09/30 浏览:584 类别: 行业新闻  来源:www.jxky1001.com 
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为了建立健全公司的档案工作,加强对公司档案的科学管理,有效地保护和利用档案,结合本公司实际情况,特制定本办法。
江西科苑信息产业有限公司(专业文件解决方案提供商)专注于办公设备领域20年,是数字化档案管理方面的专家和高品质服务的专业公司,惠普大幅面系列江西省总代理,HP金牌服务中心认证合作商,富士施乐,KIP,CONTEX,东方飞扬等多个品牌的核心代理商,具备销售和技术服务的整体实力

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一.公司的档案范围
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1。企业行政文书档案。包括法规性文件;各种合同及协议书;会议文件;工作计划、规划和工作总结;有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料;职工花名册、人事档案等。
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2。企业管理档案。包括企业生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案,固定资产及办公用品名册,产品质量、用户档案等。
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3。企业技术档案。包括技术研究档案、产品档案等。
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4。企业会计档案。包括会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等。
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5。企业业务档案。包括与客户的往来函件(含传真、电子邮件等)、商务报告、贸易单据等。
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6。企业声像档案。包括照片、录音、录像档案等。
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二、公司档案管理体制
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1。公司档案管理机构:行政部统一管理公司各类档案(会计档案除外)。
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2。公司指定专人分管公司档案工作,保管人必须维护档案的完整与安全,并接受必要的培训。
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三、立卷归档制度
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1.档案的收集:收集工作是建立在归档制度上的。各业务部门将办理完毕的文件材料,经过挑选,立卷,定期移交各档案室集中保存。
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2.归档范围:凡是本单位具有考查利用价值的文件材料。包括包括与客户的往来函件(含传真、电子邮件等)、商务报告、贸易单据,以及工作日记、照片等各种形式、载体的文件。
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3.归档时间:办理完毕的文件,按工作阶段性进行归档:
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3.1.按年形成的文件,第二年上半年归档。
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3.2.凡是有法律效用的文件材料,一生效就归档。
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3.3.凡是有机密性的文件,随时形成,随时归档。
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3.4.工程项目,科研课题,鉴定,竣工验收后,三个月内归档。
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4.归档要求
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4.1.材料完整齐全。
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4.2.系统、条理、保持有机联系。凡是归档文件材料,均要按其不同特征组卷,尽量保持它的内在联系,区分它们不同的保存价值。文件分类准确、立卷合理。
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4.3.立卷时,要求将文件的正件与附件,印件与定稿,请示与批复等统一立卷,不得分散。
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4.4.在进行卷内文件排列时,要合理安排文件的先后秩序,按时间先后排列。对于同一事情的同一文件,应统一规定进行,比如:正件与附件,应正件在前,附件在后等。
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4.5.由档案部门对业务部门加以指导,协助业务部门共同做好旧档的组织工作。办理移交手续,双方在移交清册签字。
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5.部门归档要求
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5.1.编制立卷项目,将办理完毕的文件按有关条款归入卷内,便于次年立卷。
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5.2.文件按时间顺序排列,最近的在最上面。
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5.3.一个客户一个立卷,一个档案盒。
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5.4.贸易档案与往来函件分开放,贸易档案分笔次按各自的发票流水号放在文件袋里。
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5.5.定时交档案室:文件量少的,一年交一次,次年上半年收集。文件量大的,一年交两次,次年上半年和下半年各一次。
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6.档案室在收到业务部门的归档和各类文件后进行分流排列编日,作进一步的整理和局部调整等。
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7.记录档案文件材料须用碳素笔写。在无特殊情况下,须用A4纸。
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四、档案管理工作
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1.档案的管理:区分全宗,正确立档单位;分类,依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别;案卷排列并编制案卷目录。
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2.档案保管:公司设立专用文件库保存档案。
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3.档案的鉴定:从档案的内容、来源、时间、可靠程序、名称鉴别、档案价值,确定各类档案的保管期限,编制成表。
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4.档案的销毁编制销毁清册;办理销毁手续,经总经理批准,方能销毁;销毁要有二人以上监销,并在清册上签字。
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五、档案利用工作
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1.凡需调阅档案,均须填写档案借阅单,依据借阅权限和档案密级,经各级领导签批后方能借阅。借阅档案应在“档案借阅登记簿”上登记,注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限。
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2.档案利用方式有:提供档案原件;提供档案复印件;提供文献索引资料。
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3.档案管理部门要主动向部门员工提供公司档案编研信息服务,主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、市场信息等。
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4.依据国家统计和有关法律法规,做好企业档案统计工作。
 
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